Pour tout déplacement avec prise en charge de frais sur le budget du laboratoire LLING et/ou inscription à une conférence

Etape 1 - Membre du LLING : demande d'accord de prise en charge (formulaire en ligne)

  • Compléter le formulaire en ligne de demande de prise en charge afin qu'elle soit transmise à la direction pour accord et à la gestionnaire du laboratoire.
  • Accès au formulaire en ligne.

Etape 2 - Membre ou invité.e du LLING : demande d'ordre de mission et de réservation (Travel Form & Booking)

Dès réception de l'accord de la direction, télécharger et compléter un des formulaires de demande d'ordre de mission / Travel Form.
Envoyer le formulaire par mail à la gestionnaire du laboratoire (adresse indiquée sur le formulaire) afin qu'elle effectue les réservations de transport, d'hébergement, le paiement d'inscription à un colloque et la saisie d'un ordre de mission sur un des budgets du laboratoire (Nantes Université ou CNRS).

Déplacement à l'étranger :

Le site du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères est à consulter avant votre départ afin de vérifier les formalités d'entrée et les conditions sanitaires :
Avant votre départ, l'inscription sur le site Ariane est obligatoire :
Modalités d'inscription payante à un évènement (membres du LLING)

Le paiement des frais de colloques doit exclusivement être fait par la gestionnaire du laboratoire : carte bancaire ou bon de commande du laboratoire.
 

Etape 3 - Pendant la mission

Conserver les différents justificatifs de vos dépenses (hébergement, restauration, transport en commun, taxi...).

Etape 4 - Après la mission

Cas 1 : Vous ne demandez pas de remboursement de frais :

  • Ordre de mission CNRS : l'agent doit compléter et signer un état de frais CNRS en mettant "0€" (à télécharger ci-dessous), puis le remettre à la gestionnaire de laboratoire. Télécharger l'état de frais CNRS.
  • Ordre de mission Nantes Université : l'agent doit informer par mail la gestionnaire qu'il ne demande pas de remboursement de frais (préciser dates et lieu de déplacement ou N° d'ordre de mission).
Cas 2 : vous demandez un remboursement de frais :

Dans les 8 jours suivant votre déplacement, agrafer (ou coller) vos justificatifs sur une feuille A4, dont le remboursement et/ou le versement d'une indemnité forfaire repas est demandé, scanner la ou les pages puis transmettre le fichier (PDF) par mail à la gestionnaire :
  • tickets de transport en commun et justificatifs de paiement,
  • factures d'hébergement (pays étrangers), de taxe de séjour (France),
  • factures et tickets de caisse de frais de repas,
  • programme où figure votre intervention s'il s'agit d'une conférence ou d'un colloque, ou tout autre document attestant de votre mission.
Ordre de mission CNRS avec remboursement demandé, l'agent (membre ou invité.e du LLING) doit également compléter et signer un état de frais CNRS (à télécharger ci-dessous). Seule la version originale de l'état de frais CNRS est en effet autorisée, à ce jour (dématérialisation non acceptée). L'état de frais est à remettre à la gestionnaire (version papier) qui effectuera le contrôle, le mettra à la signature de la direction du LLING puis l'enverra par voie postale à la DR17 CNRS (Rennes) pour traitement.
Télécharger l'état de frais CNRS.

Ordre de mission Nantes Université avec remboursement demandé : l'état de frais est dématérialisé et saisi par la gestionnaire de laboratoire dans le système d'information, pas de version papier (sauf si déplacement à l'étranger avec versement de forfait et abattement).