Pour tout déplacement avec prise en charge de frais sur le budget du laboratoire LLING et/ou inscription à une conférence

Etape 1 - Membres du LLING : demande d'accord de prise en charge

  • Pour les agents et les doctorant.e.s de Nantes Université :
    • Compléter le formulaire en ligne de demande de prise en charge afin qu'elle soit transmise à la direction pour accord et au gestionnaire du laboratoire.
    • Accès au formulaire en ligne.
  • Pour les agents et les doctorants du CNRS :
    • Depuis le 10 juillet 2023, la demande doit être saisie sur Etamine Missions, avec votre identifiant JANUS, outil multi-tutelles créé par le CNRS pour dématérialiser la demande de mission.
    • Accès à Etamine Missions

Etape 2 - Membre ou invité.e du LLING : demande d'ordre de mission et de réservation (Travel Form & Booking)

  • Pour les membres du LLING, agents et doctorants de Nantes Université, dès réception de l'accord de la direction, télécharger et compléter un des formulaires de demande d'ordre de mission / Travel Form.
  • Pour vos invités pris en charge sur le budget Nantes Université ou sur le budget CNRS, un des formulaires de demande d'ordre de mission / Travel Form ci-dessous doit être complété, puis transmis avec les documents demandés afin de permettre la création de compte de tiers, la création du profil voyageur,la réservation du transport et de l'hôtel, la saisie de l'ordre de mission et de l'état de frais.
  • Pour les membres du LLING, agents et doctorants du CNRS, une fois votre demande saisie dans Etamine Missions et validée par la direction, vous recevrez un e-mail et pourrez réserver vos prestations voyages dans Notilus. Vous n'avez donc pas à compléter un des formulaires ci-dessous.

Déplacement à l'étranger :

Le site du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères est à consulter avant votre départ afin de vérifier les formalités d'entrée et les conditions sanitaires :
Avant votre départ, l'inscription sur le site Ariane est obligatoire :
Modalités d'inscription payante à un évènement, un colloque (membres du LLING)

Le paiement des frais de colloques doit exclusivement être fait par le/la gestionnaire du laboratoire : carte bancaire ou bon de commande du laboratoire.
A titre exceptionnel, si le paiement est fait par l'agent, un remboursement peut être fait, mais uniquement par le CNRS et si un ordre de mission CNRS a été émis.
 

Etape 3 - Pendant la mission

IMPORTANT
Conserver les différents justificatifs de vos dépenses (hébergement, restauration, tickets de transport en commun et tickets de paiement, taxi...). Attention, un relevé bancaire, un ticket de carte bancaire ne sont pas considérés comme des justificatifs de dépenses.

Etape 4 - Après la mission

Cas 1 : Vous ne demandez pas de remboursement de frais :

  • Ordre de mission CNRS : l'agent doit saisir les temps et compléter l'état de frais à 0€ dans Notilus. Pour les invités, hors agents CNRS, cette action sera faite par la/le gestionnaire.
  • Ordre de mission Nantes Université : l'agent doit informer par mail la/le gestionnaire qu'il ne demande pas de remboursement de frais (préciser dates et lieu de déplacement ou N° d'ordre de mission).
Cas 2 : vous demandez un remboursement de frais :

Dans les 8 jours suivant votre déplacement, agrafer vos justificatifs sur une feuille A4 (précisez le type dépenses si langue étrangère autre que le français et l'anglais), dont le remboursement et/ou le versement d'une indemnité forfaire repas est demandé, scanner la ou les pages puis transmettre le fichier (PDF) par mail au gestionnaire :
  • tickets de transport en commun et justificatifs de paiement (tickets de caisse, facture),
  • factures d'hébergement (pays étrangers), de taxe de séjour (France),
  • factures et tickets de caisse de frais de repas,
  • programme où figure votre intervention s'il s'agit d'une conférence ou d'un colloque, ou tout autre document attestant de votre mission.
Ordre de mission CNRS avec remboursement demandé, l'agent, à son retour de la mission, doit saisir les temps et compléter l'état de frais dans Notilus. L'outil lui permet également d'enregistrer les pièces justificatives de dépenses. Pour les invités, hors agents CNRS, ces actions sont faites par la/le gestionnaire, dès réception des justificatifs.

Ordre de mission Nantes Université avec remboursement demandé : l'état de frais est dématérialisé et saisi par la/le gestionnaire de laboratoire dans le système d'information, pas de version papier à signer par l'agent, sauf s'il s'agit d'un déplacement à l'étranger avec versement d'un forfait journalier et d'un abattement.